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Foire aux questions
Vous trouverez ici les réponses aux questions les plus fréquemment posées à nos équipes.
Questions juridiques et RGPD
Droit à l’erreur
L’aidant n’est pas responsable de l’exactitude des informations transmises par l’usager.
Sa responsabilité peut toutefois être engagée s’il ne saisit pas correctement les informations transmises par l’usager. Dans ce cas, le droit de rectification, prévu à l’article 16 du RGPD, permet à l’aidant de contacter l’organisme en question pour modifier les données à caractère personnel de l’usager.
Responsabilité de la structure
En utilisant Aidants Connect, l’aidant professionnel offre une sécurité juridique à l’usager puisque l’accompagnement est matérialisé par un mandat. Ce dernier délimite les démarches à réaliser, les responsabilités (notamment sur la confidentialité et la sécurité des données) et la révocation à tout moment.
La plus value d’Aidants Connect est que l’aidant peut gérer de nombreux mandats dématérialisés sur son espace numérique personnel. Par ailleurs, chaque aidant professionnel reçoit des alertes lorsqu’un mandat arrive à expiration (notamment pour faciliter le renouvellement ou l’archivage du mandat).
Dès lors qu’un aidant professionnel agit pour le compte d’un usager et réalise des démarches administratives à sa place (avec lui ou en son absence), le mandat est obligatoire. Il est un gage de sécurité juridique et technique puisqu’il matérialise contractuellement l’accord des deux parties.
L’aidant est strictement habilité pour réaliser des démarches administratives pour le compte de l’usager sur les périmètres et la durée couverts par le mandat.
L’aidant, ayant un statut professionnel, qu’il travaille pour une personne morale de droit public ou privé, est soumis au secret professionnel et à des obligations de confidentialité. Il s’est engagé contractuellement avec l’usager pour réaliser des démarches administratives en son nom. Dès lors, il se doit de respecter les stipulations du contrat et son statut de professionnel.
Oui, si le paiement est indispensable pour réaliser une démarche, l’aidant doit s’assurer d’informer et de recueillir le consentement de l’usager.
Le mandat prévoit que les aidants habilités par la structure traitent les données à caractère personnel des usagers pour les seules finalités nécessaires à la démarche et qu’ils recueillent le consentement de l’usager avant d’effectuer d’autres démarches que celles listées dans le mandat.
La CNIL relève d'un cadre juridique qui n'est pas du droit "dur" (loi, règlement, décret). A ce titre, Aidants Connect est basé sur la définition juridique du Code Civil.
Elle respecte également les préco de la CNIL, mais la définition donnée par celle du Code Civil est plus forte juridiquement que celle de la CNIL.
Gestion et conservation des données personnelles
La responsabilité des structures et des aidants peut être engagée. Il appartient aux aidants et aux structures habilités de sécuriser les postes informatiques et les outils utilisés dans le cadre des mandats par des dispositifs techniques et/ou par des mesures organisationnelles. Il est fortement conseillé d’utiliser des outils de travail adaptés au recueil et à la visualisation des informations personnelles de l’usager.
Les aidants doivent se prémunir des risques liés à l’utilisation frauduleuse de leur matériel informatique. Leur ordinateur doit être protégé par un mot de passe, un gestionnaire de mots de passe, un antivirus, un verrouillage automatique,… voir les recommandations de la CNIL.
Les aidants et les structures habilités doivent nous signaler tout vol ou perte de moyens d’identification (téléphone portable, ordinateur, autres…). Nous supprimerons rapidement le compte de l’aidant pour éviter que celui-ci ne soit frauduleusement utilisé par d’autres personnes.
La responsabilité de l’aidant peut être engagée si ce document est volé ou détruit. Il appartient à l’aidant de respecter les procédures internes de sa structure qui ont été établies avec le délégué à la protection des données.
Si ce sont les identifiants, la carte et/ou le téléphone portable de l’aidant utile à sa connexion qui sont volés, détruits ou perdus, l’équipe d’Aidants Connect doit être informée afin qu’elle puisse procéder à la suppression du compte.
Le droit en vigueur, à savoir la loi Informatique et libertés de 1978 et le RGPD de 2018, précise que les données à caractère personnel doivent être conservées de manière proportionnée au regard des finalités nécessaires.
Le RGPD ne définit pas de durée de conservation des données. Une durée spécifique à un traitement peut être prévue par un texte (loi, arrêté, décret). La CNIL propose aussi des recommandations afin d'aiguiller les responsables de traitement sur les durées de conservation.
Le mandat Aidants Connect peut être imprimé et être utilisé en format papier, il respecte le droit lié au RGPD.
Tout papier reprenant les conditions du Code Civil a une valeur juridique de mandat.
À ce sujet, la CNIL donne le conseil suivant aux aidants professionnels :
« Pour chacun des usagers que vous accompagnez, utilisez bien un compte de messagerie dédié aux démarches administratives. Si l’usager·ère n’a pas d’adresse électronique, proposez-lui de lui en créer une mais toujours dans le cadre de votre mandat. En fonction des besoins liés à son suivi, il est possible de rediriger tout ou partie des courriers électroniques de l’usager·ère vers votre compte de messagerie professionnelle. Dans ce cas, précisez-le explicitement dans le mandat et n’oubliez pas de supprimer ces courriers électroniques (e-mails) dès la fin de l’accompagnement social. ».
Le plus important est toujours d’informer l’usager et de recueillir son consentement lorsque le cadre de l’accompagnement dépasse ce qui a été prévu par le mandat.
Pour plus de détails, consultez le site de la CNIL.
Il n’existe pas d’obligation fixée par un texte législatif ou réglementaire qui implique une utilisation obligatoire du service numérique Aidants Connect lorsqu’un aidant professionnel accompagne un usager. Ils peuvent très bien utiliser un mandat papier ou oral (qui existait bien avant la création d’Aidants Connect).
Un mandat est un contrat entre des personnes et/ou des structures. On peut donner mandat pour faire en son nom l’intégralité des démarches qui nous incombent et cela pour la durée que l’on souhaite. Le mandant comme le mandataire peut révoquer le mandat à tout moment.
Liens CGU et politique de confidentialité
Les conditions générales d’utilisation sont accessibles via le lien suivant https://aidantsconnect.beta.gouv.fr/cgu/
Elles rappellent que toute personne qui procède à une fausse déclaration est seule responsable et que si l’aidant a utilisé des informations fournies par l’usager qui s’avèrent être fausses ou inexactes, aucun reproche ne peut être fait à l’encontre de l’aidant.
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